엑셀 드롭다운 목록 만들기, 드롭다운 선택 시 값 가져오기

2024년 6월 30일

미리 입력된 데이터의 목록 중에서 하나를 선택할 수 있는 드롭다운 목록 기능은 비슷한 이름의 값이 지정되지 않게 일관성을 유지하는 기능입니다.

예를 들어, 서울특별시와 같은 공인된 명칭이 있는데 실제로는 서울시와 같이 축약된 이름으로 사용하는 경우가 있습니다. 이러한 지명을 사용자가 직접 입력한다면 서울특별시, 서울시 이렇게 2개의 데이터가 입력되며 같은 의미의 단어지만 2개의 값을 가지게 되는데요.

이렇게 같은 의미의 단어가 여러 개의 값을 가지게 되면 일정한 규칙을 유지하기 어려울 수 있습니다.

이러한 경우 드롭다운 목록에서 선택할 수 있는 항목을 미리 만들고 사용자가 선택할 수 있게 하면 일관성 있는 값을 입력할 수 있습니다.

엑셀 드롭다운 만들기

드롭다운 목록 작성

엑셀 시트를 추가한 다음 드롭다운 목록에 표시될 항목을 작성합니다. 드롭다운에서 선택할 항목을 열로 작성하면 되며 여러 드롭다운을 사용하고 싶은 경우 다른 행에 카테고리 분류처럼 입력합니다.

데이터 도구에서 데이터 유효성 검사 실행

드롭다운에서 사용할 항목을 입력했다면 셀에서 드롭다운으로 선택할 수 있는 영역을 드래그로 지정합니다. 그리고 상단 메뉴에서 데이터를 클릭한 다음 데이터 도구 > 데이터 유효성 검사를 클릭합니다.

제한 대상 및 원본 설정

데이터 유효성에서 제한 대상을 목록으로 지정합니다. 그리고 원본 입력 상자 오른쪽의 셀 선택 버튼을 클릭합니다.

드롭다운 목록 데이터 선택

앞서 입력한 드롭다운 목록의 영역을 마우스 드래그로 선택합니다. 그러면 데이터 유효성의 셀 영역이 자동으로 입력됩니다. 영역 지정 후 다시 설정 화면으로 이동합니다.

유효성 조건 확인

제한 대상이 목록으로 지정되어 있고 원본 셀 영역이 선택된 것을 체크한 후 확인 버튼을 클릭합니다.

💡 드롭다운 목록을 셀에서 연결하지 않고 원본 영역에서 항목을 직접 입력할 수도 있습니다. 항목은 콤마(,)로 구분하며 딸기,배, 사과 이런 식으로 입력하면 셀을 사용하지 않고 드롭다운을 만들 수 있습니다.

셀에서 드롭다운 목록 선택하기

드롭다운 목록이 적용되는 셀을 클릭하면 셀 상자 오른쪽에 화살표 버튼이 표시됩니다. 이 버튼을 클릭하면 드롭다운에서 항목을 선택할 수 있습니다.

엑셀 드롭다운 수정하기

드롭다운으로 사용할 데이터가 추가되었거나 일부 데이터를 삭제해야 한다면 드롭다운을 수정할 수 있습니다.

드롭다운으로 참조되는 원본 수정

앞서 다른 시트에 드롭다운에서 사용할 데이터를 입력했는데요. 여기서 필요 없는 항목을 제거하거나 추가합니다.

드롭다운 셀 선택 후 데이터 유효성 검사 선택

드롭다운이 적용된 셀을 선택한 다음 데이터 > 데이터 도구 > 데이터 유효성 검사를 클릭합니다.

드롭다운 데이터 영역 다시 설정

데이터 유효성 설정에서 원본 영역을 다시 지정합니다. 만일 셀에서 원본을 참조하지 않고 직접 입력한 경우에는 원본 내용을 수정합니다.

드롭다운 선택 시 값 가져오기

드롭다운에서 항목을 선택했을 때 다른 셀에 값이 자동으로 입력되게 할 수 있습니다. 예를 들어, 사과를 선택했을 때 사과 가격이 셀에 자동으로 입력되는 것이죠.

이러한 계산을 하려면 VLOOKUP 함수를 사용하며 VLOOKUP 함수에서 참고할 대상 영역을 선택하면 드롭다운에서 항목을 선택했을 때 이를 참고하는 값이 자동 입력됩니다.

예시로 사과, 사과박스, 귤, 귤박스를 드롭다운 목록에서 선택했을 때 개수와 가격이 자동 입력되는 폼을 만들어 보겠습니다.

개수에 해당하는 셀 B2를 선택 후 Shift + F3 단축키를 눌러 함수 마법사를 불러옵니다. 검색 상자에 vlookup을 검색해 선택합니다.

함수 인수 입력 상자에서 검색할 값에 드롭다운 목록이 지정된 셀을 선택합니다. 예시에는 A2 셀이 품명 드롭다운 목록입니다.

표 범위는 함수가 참조할 품명, 개수, 가격이 입력된 셀 영역을 선택합니다. 표 범위를 마우스로 드래그해서 선택하면 F2:H5 영역이 선택되는데, 이 영역 앞에 $를 붙여 $F$2:$H$5와 같이 지정합니다. 이 이유는 행렬을 고정해서 참조하는 셀의 위치를 절대 값으로 지정하기 위함입니다.

열 인덱스 번호는 참조할 배열의 순서를 입력합니다.

범위 검색은 1로 설정할 경우 비슷하게 일치하는 값이 적용되며 정확하게 일치하길 원하는 경우 0을 설정합니다.