원드라이브 파일 버전 기록 관리하는 방법

원드라이브 버전 기록은 파일을 수정할 때마다 이전 상태를 자동으로 저장해 필요할 때 되돌릴 수 있는 기능입니다.

잘못 수정한 문서의 특정 내용을 복구하거나, 언제 어떻게 파일이 변경되었는지 확인할 때 유용하지만, 저장된 버전이 누적되면 원드라이브 저장 공간을 예상보다 많이 차지하게 됩니다.

개인 Microsoft 계정에서는 최대 25개, 비즈니스 계정에서는 기본 500개의 버전이 저장됩니다. 이 글에서는 버전 기록을 확인하고 이전 내용을 복구하는 방법, 불필요한 버전을 삭제해 저장 공간을 확보하는 방법까지 단계별로 정리합니다.

원드라이브 버전 기록이란

원드라이브 버전 기록은 파일을 수정하고 저장할 때마다 이전 상태를 자동으로 보관하는 기능입니다. 버전마다 수정 날짜, 시간, 수정한 계정이 함께 기록됩니다. 버전 기록을 끄는 옵션은 2018년 이후 제거되었으며 현재는 강제 활성화 상태입니다.

버전 기록에서 주의할 점은 저장 방식입니다. 원드라이브는 차등 저장(변경된 부분만 저장)이 아닌 파일 전체를 버전마다 별도로 저장합니다. 100MB 파일을 10번 수정하면 버전 기록이 최대 1GB를 차지할 수 있습니다.

저장 공간이 빠르게 줄어드는 원인을 파악하지 못하는 경우 버전 기록 누적이 원인인 경우가 많습니다. 실제 저장 공간 사용량은 onedrive.live.com → 설정 → 저장소 메트릭에서 폴더와 파일 단위로 확인할 수 있습니다.

파일 버전 기록 확인하는 방법

버전 기록은 웹 브라우저와 파일 탐색기 두 곳에서 접근할 수 있습니다.

웹에서 확인하는 방법

onedrive.live.com에 로그인한 다음 버전 기록을 확인할 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다. 메뉴에서 버전 기록을 선택하면 날짜·시간·수정자와 함께 보관된 버전 목록이 표시됩니다.

파일 탐색기에서 확인하는 방법

원드라이브 동기화 앱이 설치된 PC에서는 파일 탐색기로도 접근할 수 있습니다. OneDrive 폴더에서 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 다음 버전 기록을 선택합니다. 웹 버전 기록 패널이 브라우저에서 열립니다.

이전 버전으로 파일 내용 복구하는 방법

원드라이브 버전 기록을 통한 복구는 두 가지 방법으로 나뉩니다. 하나는 특정 버전으로 파일 전체를 덮어씌우는 복원, 다른 하나는 이전 버전을 열어 필요한 내용만 골라서 복사하는 방법입니다. 현재 파일에 최근 작업 내용도 보존해야 한다면 복원보다 내용 복사 방법이 적합합니다.

특정 버전 전체 복원하는 방법

버전 기록에서 되돌리고 싶은 버전의 날짜 옆에 있는 ··· 버튼을 클릭합니다. 메뉴에서 복원을 선택합니다. 복원된 버전이 최신 버전이 되고, 이전 최신 버전은 기록 목록의 위쪽으로 이동합니다. 파일을 통째로 덮어씌우는 방식이므로 복원 직전 최신 버전의 내용이 필요하다면 먼저 해당 버전을 다운로드해 보관합니다.

이전 버전을 열어 필요한 내용만 복사하는 방법

버전 기록 목록에서 확인하려는 버전의 날짜 옆 ··· 버튼을 클릭하고 열기를 선택합니다. 해당 버전의 파일이 읽기 전용으로 열립니다. 복구가 필요한 내용을 찾아 복사한 다음 현재 버전의 파일에 붙여넣고 저장합니다.

이 방법은 현재 버전에서 최근 작업한 내용을 유지하면서 유실된 특정 내용만 되살릴 수 있습니다.

왜 버전 기록이 저장 공간을 많이 차지할까

버전 기록이 누적되면서 저장 공간 사용량이 예상보다 빠르게 늘어나는 데는 두 가지 구조적인 이유가 있습니다.

첫째, 앞서 언급한 것처럼 원드라이브는 파일 전체를 버전마다 저장합니다. Word, Excel, PowerPoint 파일은 자동 저장 기능이 켜진 상태에서 몇 분에 한 번씩 새 버전을 만들기 때문에 버전 수가 빠르게 증가합니다.

둘째, 개인 계정은 최대 25개 버전을 유지하지만 비즈니스 계정은 기본 500개를 유지합니다. 500개의 버전이 쌓인 후에야 가장 오래된 버전이 자동으로 삭제됩니다. 이 500개 한도에 도달하기까지 버전은 계속 저장 공간을 차지합니다.

저장소 메트릭에서 파일별 버전 기록 용량을 확인하는 방법은 onedrive.live.com → 오른쪽 상단 설정(톱니바퀴) → OneDrive 설정 → 기타 설정으로 이동합니다. 기능 및 저장소 섹션 아래에 있는 저장소 메트릭을 클릭합니다. 폴더를 선택하면 파일별로 현재 파일 크기와 버전 기록 용량이 구분되어 표시됩니다.

버전 기록 삭제하는 방법

원드라이브는 현재 버전 기록의 일괄 삭제 UI를 제공하지 않습니다. 파일 전체의 버전을 한 번에 지우는 방법은 저장소 메트릭을 통해서만 가능합니다. 파일 하나하나의 특정 버전을 삭제하는 방법은 버전 기록 패널에서 직접 삭제할 수 있습니다.

특정 버전 하나 삭제하는 방법

버전 기록에서 삭제하려는 버전의 날짜 옆 ··· 버튼을 클릭하고 삭제를 선택합니다. 삭제된 버전은 OneDrive 사이트 휴지통으로 이동하며 복구가 가능합니다.

파일의 모든 버전 한 번에 삭제하는 방법 (저장소 메트릭 경로)

onedrive.live.com → 설정 → OneDrive 설정 → 기타 설정 → 저장소 메트릭으로 이동합니다.

폴더를 클릭해 들어가면 파일 목록이 표시됩니다. 버전 기록 용량이 큰 파일을 찾아 버전 기록 링크를 클릭합니다. 버전 기록 패널 상단에 모든 버전 삭제 링크가 표시됩니다.

클릭하면 현재 버전을 제외한 모든 이전 버전이 삭제됩니다. 이 방법으로 삭제된 버전은 휴지통을 거치지 않고 영구 삭제됩니다.

마치며

원드라이브 버전 기록은 기본적으로 켜져 있고 끌 수 없으므로, 주기적으로 저장소 메트릭에서 버전 기록 용량을 확인하는 것이 저장 공간을 효율적으로 관리하는 핵심입니다.

파일 내용 일부를 복구해야 한다면 복원 버튼보다 이전 버전을 열어 필요한 내용만 복사하는 방식을 우선 검토합니다. 복원 버튼은 파일 전체를 해당 시점으로 덮어씌우기 때문에 현재 작업 내용이 사라질 수 있습니다.

버전이 누적되어 저장 공간이 부족하다면 저장소 메트릭에서 파일별 모든 버전 삭제로 공간을 확보하는 것이 현실적인 방법입니다.

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